Exploring Open Strategy: Read Our Talouselämä Article [English translation]

Published 18.5.2025 in Talouselämä (original article here)

Even Leaders Are Tired of the Current Way of Doing Strategy

Participatory strategy may be the key to organizational renewal.

Strategy work is undergoing a transformation. Openness, participation, and trust are replacing the closed planning processes of the old world, which no longer meet the complexity and pace of change in today's world.

Traditional strategy processes are no longer sufficient in a rapidly changing world. Closed strategy processes—where leadership sets the direction and the rest of the organization follows—are too slow and rigid to meet the complex challenges of our time. Instead, we need participatory strategy that brings together diverse perspectives from within organizations and communities.

Our Open Strategy project at Aalto University, in collaboration with the University of Oxford, explores how organizations can make use of open and participatory strategy processes. Our research shows that when employees and stakeholders are genuinely involved in creating strategy, the outcome is not only more innovative but also more committed and sustainable.

A central challenge is finding a balance between centralized planning and self-organization. For example, leading Finnish software companies Reaktor and Futurice apply participatory methods that combine strategic planning with decentralized decision-making. On the other hand, the global communities we study—Wikimedia and Burning Man—represent fully open strategy processes, where a large number of participants collectively define the direction.

However, the dilemma between open and closed strategy cannot be solved with a single model. In practice, organizations must make continuous choices: What information is shared, with whom, and at what stage of the process? Strategy work is not just about participation for participation’s sake; it's about the ability to gather diverse and relevant feedback without ending up with a disjointed pile of ideas. At its best, a participatory strategy process acts as both a filter and an amplifier: it highlights essential perspectives and refines them into a shared direction.

A significant insight from our research is that many leaders—especially CEOs—find the traditional strategy processes of the old world to be distressing. Strategy work is no longer seen as a useful “press,” but as a process that consumes too much time and energy, often generating little enthusiasm among staff. Participatory strategy can offer an alternative: an approach where strategy is built together, step by step, through shared understanding.

Participatory strategy is not merely a technical process—it also requires cultural change. It demands openness, trust, and the ability to face conflicts constructively. In fact, conflicts and tensions are often the biggest obstacles to participatory strategy. Leadership may perceive participatory strategy as a threat to their authority, and the strategy process can become a power struggle rather than a joint effort to define a common direction. Clashes of egos and the reluctance to give up hierarchical control can block genuine participation and innovation—something that is needed now more than ever in today’s crisis-stricken business world.

Jukka-Pekka Heikkilä & the Open Strategy Research Group

ORIGINAL FINNISH VERSION

Jopa johtajat ovat väsyneitä nykyiseen tapaan tehdä strategiaa

Osallistava strategia voi olla avain organisaatioiden uudistumiseen, mielipidekirjoittaja kirjoittaa.

Strategiatyö on murroksessa. Avoimuus, osallistaminen ja luottamus korvaavat vanhan maailman suljetut suunnitteluprosessit, jotka eivät enää vastaa nykyajan monimutkaisuuteen ja muutosnopeuteen.

Perinteiset strategiaprosessit eivät enää riitä nopeasti muuttuvassa maailmassa. Suljetut strategiaprosessit, joissa johto linjaa suunnan ja muu organisaatio seuraa, ovat liian hitaita ja jäykkiä vastaamaan nykypäivän monimutkaisiin haasteisiin. Sen sijaan tarvitsemme osallistavaa strategiaa, joka yhdistää organisaatioiden ja yhteisöjen moninaiset näkökulmat.

Open Strategy -projektimme Aalto-yliopistolla yhdessä Oxfordin yliopiston kanssa tutkii, millä tavoin organisaatiot voivat hyödyntää avoimia ja osallistavia strategiaprosesseja. Tutkimuksemme osoittaa, että kun työntekijät ja sidosryhmät osallistuvat aidosti strategian luomiseen, lopputulos on paitsi innovatiivisempi myös sitoutuneempi ja kestävämpi.

Keskeinen haaste on tasapainon löytäminen keskitetyn suunnittelun ja itseorganisoitumisen välillä. Esimerkiksi suomalaiset ohjelmistoyritykset Reaktor ja Futurice soveltavat osallistavia menetelmiä yhdistäen strategisen suunnittelun ja hajautetun päätöksenteon. Toisaalta tutkimuksemme kohteena olevat globaalit yhteisöt Wikimedia ja Burning Man edustavat täysin avoimia strategiaprosesseja, joissa suuri määrä osallistujia määrittää suunnan kollektiivisesti.

Avoimen ja suljetun strategian dilemmaa ei kuitenkaan ratkaista yhdellä mallilla. Käytännössä organisaatiot joutuvat tekemään jatkuvia valintoja: mitä tietoa jaetaan, kenelle, ja missä vaiheessa prosessia? Strategiatyössä ei ole kyse vain osallistamisesta osallistamisen vuoksi, vaan kyvystä kerätä monipuolista ja relevanttia palautetta ilman, että tuloksena on pelkkä kasa hajanaisia ideoita. Parhaimmillaan osallistava strategiaprosessi toimii suodattimena ja vahvistimena: se nostaa esiin olennaisia näkökulmia ja jalostaa niitä yhteiseen suuntaan.

Merkittävä havaintomme strategiatyöstä on, että monet johtajat – erityisesti toimitusjohtajat – kokevat vanhan maailman strategiaprosessit ahdistavina. Strategiatyötä ei enää nähdä hyödyllisenä "prässinä", vaan prosessina, joka vaatii liikaa aikaa, energiaa ja usein tuottaa vähän innostusta henkilöstön parissa. Osallistava strategia voi tarjota vaihtoehdon: lähestymistavan, jossa strategiaa rakennetaan yhdessä, vaiheittain ja yhteisen ymmärryksen kautta.

Osallistava strategia ei ole siten vain tekninen prosessi, vaan se vaatii myös kulttuurista muutosta. Se edellyttää avoimuutta, luottamusta ja kykyä kohdata ristiriitoja rakentavasti. Juuri konfliktit ja jännitteet ovat usein suurimpia esteitä osallistavalle strategialle. Johto voi nähdä osallistavan strategian uhkana omalle auktoriteetilleen, ja monesti strategiaprosessista tuleekin kamppailu vallasta eikä yhteisen suunnan määrittelystä. Egojen yhteentörmäykset ja haluttomuus luopua hierarkkisesta kontrollista voivat estää aidon osallistumisen ja innovoinnin jota tämän hetken kriisiytyneessä elinkeinoelämässä tarvitaan enemmän kuin koskaan.

Jukka-Pekka Heikkilä & Open Strategy - tutkimusryhmä